La facturation est l’une des tâches essentielles de l’entrepreneur. C’est en effet la facture qui détaille les produits ou les prestations vendues. Outil de création et de gestion des factures, un logiciel de facturation peut rendre, à cet égard, de précieux services. Encore faut-il choisir celui qui vous convienne.
Déterminez d'abord vos besoins
C'est le premier point à régler pour choisir un logiciel de facturation vraiment adapté à vos attentes. Si l'entreprise n'a besoin que de l'édition de factures, vous prendrez un logiciel moins élaboré que s'il doit aussi servir à des opérations de comptabilité. Ce sera le cas, notamment, si vous pouvez compter sur l'appui d'un expert-comptable.
Certains logiciels proposent des fonctionnalités encore plus étendues. Ils permettent en effet d'éditer des devis, d'assurer la gestion de la clientèle, de s'occuper de la TVA ou d'assurer le contrôle du plan comptable.
Il est donc essentiel d'opter pour un logiciel conçu pour satisfaire les besoins propres de votre entreprise.
Un logiciel de base pour l'édition des factures
Comme son nom l'indique, un logiciel de facturation doit servir d'abord à l'édition de vos factures. Choisissez un logiciel qui vous permette non seulement de créer mais aussi de gérer vos factures. Un logiciel pratique vous permettra de les sauvegarder et de les imprimer aisément.
Une autre de ses fonctions est de faciliter l'envoi des factures à votre comptable et à vos clients. Vérifiez que le logiciel qui a retenu votre attention assure l'exportation de ces documents dans un format qui vous convienne.
En vous permettant une mise en page particulière ou l'ajout d'un logo, certains logiciels personnalisent même vos factures.
La gestion de la clientèle : une fonctionnalité à ne pas négliger
Certains logiciels de facturation incluent une fonctionnalité permettant d'assurer en partie la gestion de la clientèle.
Cet outil permet la collecte rapide des données relatives à chaque client. Les informations nécessaires à l'établissement d'une facture ou d'un devis vous permettront d'éditer ces documents dans des délais bien plus courts.
Vous gagnerez ainsi un temps précieux, que vous pourrez consacrer à d'autres tâches. Cet outil de gestion de la clientèle est encore plus utile aux entreprises ayant de nombreux clients.
Un outil simple d'utilisation
Il faut également choisir un logiciel de facturation qui soit facile à utiliser. Choisissez un modèle dont l'interface soit à la fois simple et d'un maniement intuitif.
Elle doit donc correspondre à ce que les spécialistes appellent l'"utilisabilité". Ce concept fait même l'objet de normes, qui vérifient la capacité du logiciel à remplir sa mission à la satisfaction de son utilisateur.
Il faut donc préférer un outil de facturation dont le fonctionnement n'exige pas les compétences d'un ingénieur en informatique. L'activité de facturation doit donc devenir, grâce à ce logiciel, une démarche simple et rapide, dépourvue de complexités inutiles.
Classement et recherche : des fonctions indispensables
Avant de choisir votre logiciel de facturation, il importe de vérifier un autre point. Le modèle retenu vous offre-t-il des capacités de classement suffisantes ?
Un classement clair de vos données, qu'il s'agisse des renseignements relatifs aux clients, aux factures ou encore aux devis, vous permettra de retrouver aussitôt les informations dont vous avez besoin.
Certains logiciels prévoient des modes de recherche encore plus précis, en vous proposant de nombreux critères. Vous pouvez ainsi affiner la recherche par dates ou catégories, ce qui facilite encore vos activités de facturation ou d'établissement de devis.
Ne négligez pas le service client
La simplicité de votre logiciel de facturation ne vous empêchera pas de vous poser des questions, du moins au début, sur la manière de vous en servir. Vous avez donc besoin d'un service client à votre écoute.
Vous devez pouvoir le joindre de diverses façons, par le biais d'un site efficace, mais aussi par courriel ou par téléphone. Une telle réactivité deviendra encore plus indispensable si le logiciel comporte de nombreuses fonctionnalités.
Commencez dès le départ à vous familiariser avec le fonctionnement du service client. Cela vous permettra de gagner du temps quand vous en aurez besoin.
Un coût abordable, pour un logiciel de qualité
Il vous faut trouver le logiciel de facturation présentant le meilleur rapport qualité/prix. Pour vous en assurer, le mieux est d'essayer le logiciel. En effet, la plupart de ces outils sont disponibles dans une version d'essai gratuite.
La fourchette de prix, pour ces logiciels, est assez large. Le tarif peut dépendre de certains paramètres, comme le nombre de factures éditées. Le coût est donc fonction, dans ce cas, de l'étendue de votre clientèle.
Si vous voulez faire des économies, il existe des logiciels gratuits. Certains sont assez performants et offrent des services de qualité. Mais vous devrez parfois faire figurer leurs logos sur vos factures. À vous de voir si ces logiciels gratuits répondent vraiment à vos attentes.
